自社で内部監査を行うメリットは？監査員の選定のルールや注意点も紹介

組織内での内部監査は、品質やプロセスの向上、リスク管理の強化などに重要な役割を果たします。自社で内部監査を実施することは、監査ノウハウの蓄積などのメリットをもたらすことができます。成功のカギとなるのは、適切な監査員の選定と監査の実施です。今回は、自社で内部監査を行うメリットや監査員の選定ルールや注意点を解説します。

ISO内部監査はだれがやってもいいの？監査員の選定ルール

ISO内部監査とは、ISO規格の「要求事項」が守られているか、会社内部でチェックする仕組みのことです。ここでは、監査の種類や目的、チェック項目、内部監査員の選定ルールなどについてまとめます。

ISOの「監査」の種類

ISOの監査には以下の３つの種類があります。

・第一者監査
・第二者監査
・第三者監査

第一者監査は自社の社員または会社に依頼されたコンサルタントが行う調査のことです。第二者監査は顧客や利害関係者が行う監査、第三者監査は外部の独立した組織による監査のことです。これらのうち「内部監査」にあたるのは第一者監査です。つまり、自社内部で、ISOルールが守られているか確認するのが内部監査だといえます。

監査のチェック項目

内部監査でチェックされるのは以下の2項目です。

・適合性の監査
・有効性の監査

適合性の監査とは、組織のマネジメントシステムがISOの要求基準を満たすルールとなっているかと、作られたルールが実際に守られているかの2点を調べる調査のことです。内部監査は主に作成されたルールが守られ、機能しているかについて調べます。

内部監査のステップ

内部監査は以下の順番に従って実行されます。

・内部監査員の選定
・監査項目の確認
・監査項目に従った質問
・適合か不適合か判断
・判断をもとに報告書を作成し、必要に応じて是正措置を依頼
・是正が実施されたか確認

以上の内容を滞りなく行うには、内部監査員がISO基準に熟知している必要があり、会社側も内部監査員に協力する必要があります。

内部監査員の選定ルール

内部監査員になるために必要な資格はありません。しかし、誰でもなれるわけではありません。最低でも以下の要件を満たしている必要があります。

・ISOについて理解している
・自社のルールについて理解している
・監査する業務の内容を理解している
・内部監査の進め方を理解している

まず、第一にISOや自社のマネジメントシステムを熟知していなければなりません。第二に、内部監査員は自分の部署の監査をすることが禁じられています。したがって、最低でも2人の内部監査員を選定する必要があります。ISOに関する理解があり、社内の仕組みや状況と照合できる能力があれば、年齢・役職は問われません。とはいえ、こうした条件を満たせる社内人材は限られているため、会社側は内部監査員を育成する必要があるのです。

組織の社員を監査員として確保するメリット

自社の社員が内部監査員として確保するメリットは次の通りです。

・マネジメントシステムに関する理解が深まる
・コミュニケーションが取りやすい
・監査計画の調整がしやすい
・内部監査の質が上昇する
・他部門への理解が深まる

自社の社員が内部監査員として業務をチェックすることで、組織のルールや手順をより詳しく理解することができます。自社の社員間でやりとりするため、コミュニケーションがとりやすく意思疎通がしやすいというメリットもあります。同じ社内で監査を実施するため、業務の様子を見ながら監査日程を調整できるのも良いところです。また、選任された内部監査員が、毎年経験を積むため監査の精度向上が期待できます。

加えて、会社内に監査ノウハウが残るという点でも大きなメリットがあるといえます。そして、内部監査をきっかけに他部署への関心が高まり、部署間の理解が深まることも期待できます。

組織の社員を監査員として確保するデメリット

社員を内部監査員として確保すると、内部監査ノウハウを自社で蓄積できることがわかりました。しかし、以下のようなデメリットもあります。

・育成費用がかかる
・内部監査員に選定された社員の業務量が増える
・監査がマンネリ化してしまう可能性がある
・あら捜しやミス探しに終始する恐れがある

内部監査員を育成するには、外部の研修に参加させたり出張させたりする必要があり、その分の経費が必要となります。内部監査員に選ばれた社員は、ISOや社内ルール、最近の情勢などについて常に学ぶ必要があるため、業務負担が増大してしまいます。内部の人間同士の監査となれば、監査が形骸的になってしまいマンネリ化する可能性も否定できません。さらに、監査がある種のあら捜しの場になり、社内の士気を低下させてしまう恐れもあります。

こうしたデメリットによる悪影響を緩和するため、会社側は監査員のトレーニングやスキル向上のサポート、監査内容の定期的な見直しや、監査員の独立性の維持といった対応をとらなければなりません。

まとめ

今回は自社で内部監査を行うメリットや内部監査員の選定ルール、注意点についてまとめました。自社で内部監査員を育成すると監査のノウハウを蓄積させ、会社が生み出す製品の品質向上につなげられます。内部監査を成功させるには監査を適切に行える人材の育成が肝心です。

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