セキュリティを強化！会社で扱う情報のパスワードはどう管理すべき？

顧客情報や企業秘密の情報など、日々企業で取り扱う情報は非常に重要で、流出すれば顧客の信頼を失ったり、利益損失につながりかねません。こうした個人情報や機密データの漏洩を防ぐには、効果的なパスワード管理方法を導入することが不可欠です。本記事では、企業が採用すべきパスワード管理の方法について解説します。

パスワード管理は難しい？

企業にとってオフィスだけではなく、情報にもセキュリティ対策を施すことが不可欠です。しかし、多くの企業ではパスワード管理に関する課題に直面することとなります。

ここでは、パスワード管理の現状とその問題点について解説します。

増え続けるIDとパスワード

便利なクラウドサービスが次々と登場し、低コストで導入できる点は企業にとって魅力的です。しかし、それにともない管理すべきIDやパスワードの数が増え続けています。

セキュリティの観点からは、各サービスごとに異なるIDやパスワードを設定するのが望ましいとされていますが、現実には管理の手間が大きく、同じパスワードを複数のサービスで使い回すケースが少なくありません。そうすると、ひとつのサービスからパスワードが流出したときに、ほかのサービスも不正ログインが発生するリスクがあります。

一方で、すべてのサービスに異なるパスワードを設定すると、管理が煩雑になり、業務効率が下がるというジレンマが存在します。

社員任せの管理

多くの企業では、IDやパスワードの管理を社員ひとりひとりに任せているのが現状です。ノートやExcel、付箋にメモするなど、独自の方法で管理していると、セキュリティが脆弱になりやすく、パスワードの使い回しや簡略化といったリスクを助長し、不正アクセスのリスクが高まります。

また、予測しやすい単純な文字列を使用するケースも多く、サイバー攻撃への耐性が低下します。

リモートワークで生じる新たな課題

自宅やカフェなどの公共の場で作業する機会が増えたことで、セキュリティリスクが拡大しました。さらに、リモート環境では監視が不十分になるため、パスワード管理が適切に行われない可能性もあります。

モニターに付箋を貼り付けたり、紙にメモして机の上に置き忘れるなど、情報漏えいのリスクを高める行動が見受けられます。

企業がセキュリティを強化すべき理由

もっとも基本的かつ重要なセキュリティ対策のひとつが、ID・パスワードの適切な管理です。強固なパスワード管理は、企業の機密情報やデータを守る第一歩となります。しかし、多くの企業が未だにパスワードの使い回しや簡易的な設定を行っており、それがサイバー攻撃を受けるリスクを高めています。

たとえば、同じID・パスワードを長期間使用している企業は、セキュリティの脆弱性を増大させています。さらに、個人情報を含むパスワードや「12345」といったかんたんな文字列を利用することも、悪意のある第三者に推測されやすく危険です。

これらの不適切な管理方法は、情報漏えいや企業が持つデータを悪用される原因になりかねません。企業のセキュリティが強化されれば、外部からの脅威に対する耐性が向上するだけではなく、取引先や顧客からの信頼も得られます。

デジタル時代において、セキュリティは単なるリスク管理ではなく、企業価値を高める要素となります。これを機に、企業全体でセキュリティ意識を高め、堅牢な対策を講じていくことが求められるでしょう。

企業におすすめのパスワード管理方法

企業が抱えるセキュリティ脅威への対策として、適切なパスワード管理は重要です。本記事では、効果的なパスワード管理方法を解説します。

推測されにくいパスワードを作成する

シンプルなパスワードは容易に推測されるため、ローマ字の大文字と小文字、数字、記号を組み合わせた長い文字列を作成することが基本です。また、定期的にパスワードを変更する習慣を持ちましょう。

ワンタイムパスワードを導入することで、一定時間ごとに変化する使い捨てパスワードを利用でき、セキュリティを強化できます。

シングルサインオン（SSO）の活用

複数のクラウドサービスを利用する企業では、ID・パスワードの数が増加することで、管理の負担が増します。SSOを導入すれば、一度の認証で複数のサービスにアクセス可能となり、利便性を高めつつセキュリティリスクを低減できます。

二段階認証の設定

二段階認証は、ログイン時に二重の確認プロセスを設けることで、セキュリティを強化する方法です。たとえば、電話番号やメールアドレスを登録し、ログイン時に認証コードを受け取る方式を採用することで、不正アクセスを防ぎます。

画像認証や生体認証の導入

パスワードの代替または補助として、画像認証や生体認証（顔、指紋、網膜など）を導入することで、セキュリティをさらに向上させられます。文字列のパスワードと組み合わせることで、より強固な保護を実現します。

アクセス権限の設定

従業員がアクセス可能な情報を必要最小限に制限することで、情報漏えいのリスクを低減できます。たとえば、共有ツールの設定を調整し、特定のユーザーにのみアクセス権を付与するなど、アクセス権限の管理を徹底しましょう。

多要素認証（MFA）ツールの活用

MFAは、複数の認証方法を組み合わせて利用する仕組みで、不正アクセス防止に有効です。認証コード、指紋、顔認証などの組み合わせにより、セキュリティと利便性を両立できます。企業の目的に合ったMFAツールを選ぶことがポイントです。

IT資産管理ツールの導入

企業のIT資産を効率的に管理し、コンプライアンスを強化することも重要です。IT資産管理ツールを活用することで、パスワードポリシーの設定や多要素認証の導入が可能となり、セキュリティ対策を一元的に行えます。

まとめ

現代のビジネス環境では、企業のセキュリティ対策がこれまで以上に重要な課題となっています。もしセキュリティが脆弱であれば、自社だけではなく、顧客や取引先など多方面に深刻な影響を与える可能性があります。そのため、企業は安全なパスワード管理を実現し、セキュリティソフトの導入などの対策を施す必要があります。また、顧客の信頼を勝ち取るには、セキュリティ保護のためにどのような取り組みを行っているか、アピールすることも大切です。セキュリティを強化し、ISO認証を受けることはこれからの企業にとって大きなステータスになります。ぜひセキュリティの強化と同時に、ISO認証の取得を検討してみてはいかがでしょうか。

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